Skanowanie ważnej dokumentacji firmowej – na co zwrócić uwagę?

Skanowanie papierów firmowych pomaga każdej instytucji lepiej funkcjonować i wydajniej działać, oszczędzając przy tym miejsce, konsolidując dane i poprawiając sposób wyszukiwania i pobierania informacji przez pracowników.

27 września 2022  09:12

Skanowanie dokumentów nie tylko ułatwia bieżącą działalność. Pozwala też stworzyć funkcjonalne, nowoczesne archiwum. W efekcie nawet dostęp do starszych akt nie zajmuje wiele czasu.   |  fot. ilustracyjne

Efektem tego jest zwiększona produktywność pracowników, kontrola kosztów i bezpieczeństwo posiadanych informacji. Jednak niewłaściwe zarządzanie skanowaniem dokumentów może spowodować zmarnowanie zasobów i ujawnienie danych. Na co zwrócić uwagę, aby tego uniknąć?

Skanowanie dokumentacji na własną rękę

Najskuteczniejszym sposobem na sprawny i bezpieczny proces skanowania dokumentacji, aby przetworzyć ją w formę cyfrową jest współpraca z firmą zajmującą się skanowaniem dokumentów. To bardzo opłacalne, zwłaszcza jeśli posiadamy przestarzały sprzęt. W innym przypadku trzeba zainwestować w kosztowne narzędzia do skanowania i regularną konserwację tego sprzętu. Mało tego, wewnętrzne procesy wymagają zatrudnienia lub przeszkolenia pracowników w zakresie korzystania ze sprzętu oraz kategoryzowania i przechowywania zeskanowanych dokumentów. To dodatkowy koszt, nie wspominając o obciążeniu pracowników dodatkowymi obowiązkami, podczas kiedy mogą spędzać czas na bardziej produktywnych przedsięwzięciach związanymi z ich faktycznym stanowiskiem i obowiązkami.

Przechowywanie dokumentacji w budynku firmy

Przechowywanie dokumentów w siedzibie firmy jest powszechnym i dość logicznym rozwiązaniem, lecz jeśli firma nie posiada sprzętu do zarządzania licznymi protokołami bezpieczeństwa, naraża ją to na problemy. Zewnętrzny partner działający w zakresie przechowywania dokumentacji papierowej może zaoszczędzić miejsce i chronić oryginalne dokumenty. Firmy specjalizujące się w zarządzaniu rejestrami i informacjami dysponują zaawansowanymi funkcjami bezpieczeństwa danych elektronicznych i zaktualizowanymi systemami nadzoru, aby odpowiednio zapobiegać kradzieży danych.

Nieprzemyślany system etykietowania

Cyfrowy system zarządzania dokumentami jest użyteczny tylko wtedy, gdy pomaga zainteresowanym stronom szybko i sprawnie znaleźć niezbędne informacje. Brak zlokalizowania krytycznych informacji może skutkować utratą produktywności i klientów. Jeśli firma zostanie zaangażowana w proces sądowy i nie będzie mogła odzyskać dokumentów na żądanie, może to wiązać się z dodatkowymi kosztami i sporem sądowym. Chaotyczny system może mieć szkodliwy wpływ na biznes i relacje z klientami.

Podsumowanie

Skanowanie ważnych i wrażliwych dokumentów we współpracy z firmą zewnętrzną to z pewnością najlepsze rozwiązanie. Daje to pewność, że cały proces będzie przebiegać w pełni sprawnie przy zachowaniu wszelkich protokołów bezpieczeństwa.

(mat. zewnętrzny)