Organizacja zawodów, o czym musisz pamiętać

Bieg uliczny, wyścigi rowerowe czy też mecz osiedlowej drużyny piłki nożnej. Bez względu na ilość uczestników, każde plenerowe wydarzenie sportowe wymaga dobrego planowania ze strony organizatorów.

9 lutego 2016  05:55

Przygotowując się do organizacji imprezy w plenerze należy zadbać o wszystkich jej uczestników.   |  fot. nad.

Jak odpowiednio przeprowadzić tego typu event, aby odniósł on możliwie największy sukces? O jakich elementach wyposażenia nie możesz zapomnieć?

Cel i partnerzy

Na wstępie warto zastanowić się, jaki jest cel tego wydarzenia sportowego? Czy zależy Ci na promowaniu aktywnego trybu życia lub danej dyscypliny sportowej? A może chcesz po prostu wypełnić wolny czas dzieci i młodzieży. Określenie głównej misji zawodów pomoże Ci obrać odpowiedni kierunek działań i zwrócić się z prośbą o pomoc do organizacji funkcjonujących na terenie Twojej miejscowości. Przedstaw swój pomysł w urzędzie gminy, skontaktuj się z organizacjami pozarządowymi działającymi w mieście.

Zadbaj, aby o wydarzeniu dowiedziały się szkoły i przedszkola oraz lokalne media. Nagłośnić imprezę na pewno pomoże Ci patronat sławnej osoby. Udział znanego zawodnika w wydarzeniu zawsze przyciąga uwagę mediów i dodatkowo motywuje uczestników.  Postaraj się o animatorów i wolontariuszy. Wśród ekipy organizacyjnej wyznacz lidera logistyki, który będzie odpowiedzialny za przewiezienie wyposażenia i sprzętu nagłaśniającego na miejsce zawodów. Twórz cykliczne spotkania, na których będziecie omawiać, co jeszcze jest do zrobienia. 

Logistyka

Obszar, na którym będą odbywać się zawody należy odpowiednio zabezpieczyć oraz w przemyślany sposób podzielić na tzw. strefy użytkowe. Niezbędne będzie zorganizowanie m.in. stanowiska do rejestracji zawodników, punktu odbioru koszulek startowych, punktu gastronomicznego, kilku stanowisk sprzedażowych/promocyjnych oraz strefy z trofeami i nagrodami dla wszystkich uczestników zawodów. Jeśli w pobliżu miejsca wydarzenia znajduje się szkoła, warto z niej wypożyczyć ławki oraz krzesła.

Do wyodrębnienia poszczególnych stref organizatorzy imprez plenerowych najczęściej decydują się na namioty napełniane powietrzem wykonane z poliestru i PCV. Są one bardzo lekkie i bezpieczne, a na ich montaż wystarczy niespełna 10 minut. Sprawdzają się one na śniegu i niezbyt równych powierzchniach, można więc ustawić stanowisko koordynacyjne również w terenie górzystym. 

Jeśli organizowana przez Ciebie impreza jest jednorazowa, nie będzie Ci się opłacać zakup namiotów - możesz je za to z łatwością wypożyczyć. Taka opcja rozwiązuje problem ich przechowywania po złożeniu. Wypożyczając namioty dmuchane sprawdź, czy posiadają w zestawie wentylator oraz torbę przeznaczoną do transportu. Po zakończonej imprezie warto wraz ze wszystkimi organizatorami przeprowadzić ewaluację. Podsumowanie finansowe, ilość uczestników oraz szczegółowa analiza przebiegu całego wydarzenia, zawsze pozwala wyciągnąć konstruktywne wnioski na przyszłość.

Monika Karaźniewicz